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就活での履歴書はパソコンor手書きどっち?

インターネットの普及によって、誰もがスマホやタブレットといったマルチデバイスを用いるようになった昨今。ビジネスシーンでも事務や情報処理などあらゆる箇所で機械化が進み、効率的な作業を実現するためにIT技術を活用することがマストとなってきました。それに伴い、求職者が履歴書をパソコンで作成・送信するケースも増加傾向にあります。ただ新卒採用の場面では「履歴書は手書きで作るべき!」という主張も色濃いので、「どうすればいいか分からない」と悩んでいる就活生も多いのではないでしょうか?

本稿では、就活生はパソコン・手書きどちらにすべきかを紹介していきます。





履歴書の作成はパソコンor手書きどちらがいい?





面接選考に進めるかどうかを決める書類選考で重要なファクターを担う履歴書。氏名や生年月日に経歴、保有する資格や志望動機といった情報を企業に提出するために使われる書類ですが、今の就活では手書きだけでなく、パソコンを使用して作成する風景も一般的となってきました。

ですが、結論から言うと“新卒採用の場合は手書きで作成しておく方が基本であり無難”です。

「手書きは面倒臭いし、データとして作った方が手っ取り早いだろうが!」と思うかもしれませんが、なぜ手書きの履歴書が基本となるのかを以下で解説していきましょう。



手書きは気持ちが伝わりやすい


言うまでもなく新卒はキャリア採用の中途と違って実務の前例がなく、仕事における信頼や能力的なアドバンテージが存在しません。では企業は就活生のどこを見て採用を検討するのかというと、社会人基礎力の有無、該当企業に対する高い志望度や業務への意欲的な姿勢です。

それらを確かめるために書類・面接という段階を設けて、提出書類のクオリティーや対面した際の受け答えの仕方で就活生の本気度を見極めます。

日本では昔から「手書き文字には書き手の心が宿る」と言われており、小学校のカリキュラムにも習字が組み込まれ、誰もが筆で字を書くことの大切さを幼い時分から教え込まれているのです。

皆さんの中にも、雑に字を書いていたら「読む人を想って文字をしたためろ!」と叱られたことがあるのではないでしょうか?



そう、読み手に自分の気持ちを知ってもらうために懇切丁寧に文字を書く。これは履歴書を作成する場面でも同様です。

就活生という立場ゆえに、時間的にも体力的にも余裕がないのは百も承知。ですが「憧れている企業の元で働きたい」と口にしておきながら、丁寧に文字を書く努力を放棄した人間なんて誰が雇おうと思うでしょう?

中途と違って何の経験も能力もないからこそ、新卒は自身の熱い気持ちを丁寧な字と分かりやすい文章に乗せてアピールする必要があるのです。



パソコンで作成はNG


書類選考における手書き履歴書の重要性については前述でご理解いただけたかと思いますが、“原則、就活では手書きがスタンダード”というだけであり、パソコンで作成すること自体は許されています。

というより、志望する企業の特色や状況によっては、手書きよりもパソコンでの作成を求められることもあり得るのです。

企業から提出書類に関する指定が特になければ手書きの方を優先するべきですが、先方から「パソコンで作成するように」と言われたり、WEBを介したエントリーでデータを求められたときはパソコン作成にしましょう。



また、企業文化によってもパソコンか手書きかは分かれます。

膨大なエントリーが集中する大手人気企業や、創業年数が長くて歴史のある企業、社員の平均年齢が高めの企業では手書きが一般的。

反対に、海外の文化が色濃い外資系企業、パソコンスキルやITリテラシーを求められるIT・WEB業界、社員の年齢が若くて効率を重視するベンチャー企業などではパソコン作成に軍配が上がります。

他にも人材紹介会社(就活エージェント)経由で応募する場合も、パソコンで履歴書を作成して提出する機会がほとんどです。



パソコン作成での注意点


手書きならば市販の履歴書を購入し、記入項目を読みやすい丁寧な字で埋めていくだけで済みますが、パソコンで作るとなると書類そのものをデータとして一から用意しなければいけません。

パソコンで履歴書を作成する際にどんなことに気をつけるべきか? 以下でポイントを挙げていきましょう。



  • ①規定通りのフォーマットを使用する


稀にExcelやWordで自作した履歴書を提出する人もいらっしゃいますが、必ずエントリーした企業や人材紹介会社から指定されたフォーマットを使うようにしてください。

もしパソコンの作成を指示され、フォーマットが送られてこなければ自らダウンロードするようにしましょう。



  • フォントや文字の大きさは統一すること


バラバラなサイズ感にフォントは可読性を著しく下げるため、読み手の印象に残るために凝りたい気持ちは分かりますが、必ず統一感を持たすようにしてくださいね。

Wordの場合は明朝体、文字の大きさは10.5ptか11pt。ExcelだとMS Pゴシックで10.5か12ptにしましょう。

氏名や強調させたい箇所は14ptでもかまいませんが、大きい文字が続くと拙さを感じさせてしまうので、全体的なバランスを意識して作成にあたってください。



  • 読みやすさを生むために“メリハリ”をつける


作文のようにダラダラと文字が羅列してしまうと、相手の読む気持ちを削いでしまいます。

一通りの情報を埋めた後は程よい箇所で改行を挟むように。また、話の要点を箇条書きで分けていけば一目で言いたいことが伝わり、情報を整理する能力と丁寧な姿勢をアピールできるでしょう。



  • 印刷も紙に気を配るべき


履歴書の印刷は、A4サイズ(A3二つ折り)あるいはB5サイズ(B4二つ折り)のどちらかを選択するのですが、企業から指定があればその指示に従うようにしてください。

また、使用する紙も薄い普通紙ではなく上質紙を使ってプリントアウトするのが一般的です。

上質紙とは普通紙のようにコーティングがされておらずザラザラとした質感が特徴的な用紙であり、家電量販店や文房具店で販売されています。



  • 証明写真の扱い


プリントアウトした後で提出する場合、証明写真を張り付けた状態で印刷しないように注意しましょう。特に文字ばかりの履歴書で証明写真は唯一のビジュアル部分。一緒に印刷してしまうと汚れが共に写ったり、画質が粗くなる恐れもあるので、書類を印刷した後で糊付けが正しい順番となります。



  • データ提出での画像


WordやExcelを用いて貼りつける場合、Wordでは貼りつけたい箇所にカーソルを置き、ファイルから画像を選択しておけば貼りつけが完了します。

同じくExcelでも貼りつけたいセルや枠にカーソルを合わせ、同じ手順で画像を選びましょう。

そして画像そのままの状態では大きくてはみ出してしまうはずなので、必ず画像の四隅をドラッグして大きさを調整し、丁度いいサイズになったら右クリックでトリミングを選択して余計な部分を切り抜きましょう。

保存のファイル形式は「.doc(Word)」「.xls(Excel)」です。PDFに変換してしまうと容量が大きいために受信できなかったりファイルを開けない場合もあるので注意しておくように。

そして、ファイルの名前も「履歴書 氏名 日付 .doc」という風に、人事担当者が一目で何のファイルなのかが分かるように整えておいてくださいね。



パソコン作成と手書きのメリットデメリット





手書きとパソコンでは作成の手段や見栄え以外にも、“良い点・悪い点”と明確な差がありますよ。

どうまとめるかは企業からの指定や志望先の特徴などで変わっていきますが、それぞれのメリットデメリットを理解したうえでクオリティーの高い履歴書を目指しましょう!



パソコン作成のメリットデメリット




  • 字が読みやすい(メリット)


  • 作成に時間が掛からない(メリット)


  • ミスを修正しやすく、他社でも使いまわせる(メリット)


  • 無機質な印象を受け、意欲が相手に伝わりづらい(デメリット)




手書き作成のメリットデメリット




  • 丁寧に書くことで志望度の高さが文字に乗せやすい(メリット)


  • 行や文字間のバランスを意識するため、字が読みづらくなる場合あり(デメリット)


  • 誤字脱字のたびに別の紙を用意しなければならない(デメリット)


  • パソコン作成よりも時間が掛かってしまう(デメリット)




まとめ





現在の就活生は、年齢的にも幼い頃からネット環境に恵まれて育ったデジタルネイティブな人が多いため、手書きの存在に疑問を呈しやすいですが、相手に気持ちよく文章を読んでもらうには手書きに勝るものはありません。

もちろん企業によっては「手書きは要らない、データでちょうだい」と要求する場合もあるので、どう書くべきかは志望企業の特色や選考プロセスと照らし合わせて考えましょう。

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